Geschäftsordnung für Online-Mitgliederversammlungen des 1. Bielefelder Rock’n’Roll Clubs e.V.

§ 1 – Geltungsbereich

(1) Unter Berücksichtigung der Satzung des 1. Bielefelder Rock’n’Roll Clubs e.V. in ihrer aktuellen Fassung erlässt der Vorstand zur Durchführung von Mitgliederversammlungen in Form einer reinen oder teilweisen Onlineveranstaltung (Online-Mitgliederversammlung) diese, die Satzung ergänzende, Geschäftsordnung.

(2) Die Regelungen der §§ 10, 11, 12 und 13 der Satzung des Vereins
gelten für Online-Mitgliederversammlung entsprechend.

§ 2 – Einberufung

Die Einberufungsformalitäten ergeben sich aus der Satzung des Vereins.

In der Einladung ist darauf hinzuweisen, dass die Mitgliederversammlung ganz oder teilweise als Online-Veranstaltung durchgeführt wird und Mitglieder an der Online-Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit an einem Versammlungsort teilnehmen sowie ihre Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation wahrnehmen.

§ 3 – Form der Durchführung

(1) In der Einladung ist bekannt zu geben, in welcher Form die Online-Mitgliederversammlung durchgeführt wird. In Frage kommen insbesondere eine Realisierung

als Videokonferenz

(2) Den Mitgliedern ist die Plattform bzw. Softwarelösung bekannt zu geben, über die die Online-Mitgliederversammlung realisiert wird Auf Anforderung eines Mitglieds, sind dem Mitglied Anweisungen zur Nutzung der Software bzw. Anleitungen zum Beitritt in den virtuellen Versammlungsraum bereitzustellen.

§ 4 – Absehen von der Aufnahme von Anträgen zur Tagesordnung

(1) Auf Beschluss des Vorstands kann dieser von der Aufnahme von Anträgen auf Ergänzung der Tagesordnung, die für eine Präsentation, Diskussion oder Beschlussfassung in einer Online-Mitgliederversammlung nicht geeignet sind absehen. Das den Antrag stellende Mitglied ist unverzüglich von der Entscheidung des
Vorstands zu unterrichten. Der Beschluss ist zu begründen.

(2) Über Anträge, die auf Beschluss des Vorstandes nicht im Rahmen einer Online-Mitgliederversammlung besprochen werden, ist ein Beschlussverfahren herbeizuführen, bei dem die Mitglieder ihre Stimmen schriftlich abgeben.

§ 5 – Zugangsverwaltung

Um sicherzustellen, dass nur Vereinsmitglieder an der Online-Mitgliederversammlung teilnehmen und ihre Rechte wahrnehmen, erhalten Mitglieder einen individuellen Zugang zum virtuellen Konferenzraum bzw. zum Live-Stream. Dieser besteht in der Regel mindestens aus einer persönlichen Registrierung oder Kennung sowie, wenn technisch möglich, einem individuellen Passwort.

Zur Erhöhung des Schutzes werden die Zugangskennung und das Passwort in getrennten E-Mails versendet.

§ 6 – Vertraulichkeit und persönliche Teilnahme

(1) Die Mitglieder sind verpflichtet die übermittelten Zugangsdaten geheim zu halten. Eine Kenntnisnahme durch andere Personen ist durch geeignete Maßnahmen zu unterbinden.

(2) Die Einwahl, insbesondere jedoch die Teilnahme an der Online-Mitgliederversammlung darf nur durch das Mitglied erfolgen. Die Wahrnehmung von Mitgliederrechten, insbesondere des Stimmrechts, durch eine andere Person als das Mitglied (Übertragung) ist nicht zulässig.

(3) Bei der Einwahl hat sich das Mitglied – soweit dies nicht systemseitig gewährleistet wird – mit seinem realen Vor- und Nachname anzumelden.

§ 7 – Feststellung der Teilnehmenden

(1) Den Mitgliedern ist mit der Einladung eine Erreichbarkeit des Vorstands / der Versammlungsleitung bzw. der Geschäftsführung per Telefon und / oder E-Mail bekannt zu geben, an die sich Mitglieder am Tag der Versammlung bei technischen Problemen wenden können.

(2) Der virtuelle Konferenzraum – bzw. bei Nutzung einer Software zur Abbildung des Plenums und Durchführung von Abstimmungen – ist bereits 30 Minuten vor dem Beginn der Online-Veranstaltung
freizuschalten.

(3) Mitglieder haben eigenverantwortlich das technischen Equipment vorzuhalten, um an der Online-Mitgliederversammlung teilnehmen zu können. Der Vorstand ist lediglich verpflichtet Softwarelösungen zu
verwenden, die auf mindestens zwei der gängigen Betriebssysteme (Windows, Android, iOS) zur Verfügung stehen.

(4) Mitglieder, die sich aufgrund von Zugangsproblemen bis zum Beginn der Mitgliederversammlung nicht einwählen können und sich weder telefonisch noch per E-Mail an den Vorstand bzw. die Geschäftsführung
gewendet haben, gelten als nicht teilnehmende Mitglieder.

(5) Nach Beginn der Online-Mitgliederversammlung ist durch die Versammlungsleitung die Anzahl der Teilnehmenden in geeigneter Form zu erheben. Des Weiteren ist – basierend auf den Regelungen der Satzung – die Beschlussfähigkeit der Online-Mitgliederversammlung festzustellen.

§ 8 – Erläuterungen zum Ablauf

Aufgrund der Besonderheiten bzw. Unterschiede von Online-Mitgliederversammlungen sind durch die Versammlungsleitung zu Beginn der Veranstaltung Hinweise zum Ablauf, zur Form der Wortmeldung sowie zu ggf. angesetzten Abstimmungen und Wahlen bekannt zu geben.

§ 9 –Wortmeldungen

(1) Wortmeldungen erfolgen durch eine in der Konferenz- oder der Abstimmungssoftware implementierte Funktion. Darüber hinaus ist die Möglichkeit zu schaffen, dass Mitglieder ihren Wortmeldungswunsch ggü. dem Vorstand per E-Mail mitteilen können. Bei Online-Mitgliederversammlungen in Form einer Videokonferenz kann durch die Versammlungsleitung zusätzlich die Wortmeldung durch Handzeichen zugelassen werden.

(2) Das Wort wird den Mitgliedern durch die Versammlungsleitung möglichst in der Reihenfolge der Wortmeldungen erteilt.

§ 10 – Abstimmungen und Wahlen

(1) Abstimmungen und Wahlen können durch namentliche Abfrage mit schriftlicher Protokollierung (nur bei Durchführung in Form der Videokonferenz) oder durch Nutzung einer Software / App-Anwendung
durchgeführt werden.

(2) Wird eine Software / App zur Durchführung von Abstimmungen, Wahlen und Beschlüssen genutzt, ist explizit darauf hinzuweisen und die Abläufe und Funktionalitäten zu erläutern.

§ 11 – Schlussbestimmungen und Inkrafttreten

Die vorliegende Geschäftsordnung wurde durch den Vorstand am 1.4.2022 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins www.1.brrc.de in Kraft.

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